Cookie- og privatlivspolitik for Edelskov & Frandsen ApS

Dataansvarlig

Vi er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi behandler om vores kunder og samarbejdspartnere.
Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.

Kontaktoplysninger

Edelskov & Frandsen ApS
Næs Å Bakken 22, 4760 Vordingborg
Tlf.: 60 14 40 54
CVR: 44530597

Det er ikke et krav, at vores virksomhed har en ekstern DPO, men hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, så kan du kontakte os via dennis@edelskov-frandsen.dk

Behandlingsaktiviteter

Som dataansvarlig jf. GDPR, så har vi følgende behandlingsaktiviteter, som vi holder styr på.

Cookies

Vi bruger cookies på vores hjemmeside for at sikre en bedre brugeroplevelse og anonym statistik over besøg. Cookies gemmer ikke personlige oplysninger, men kan blive brugt til f.eks. at forbedre funktionalitet eller analysere adfærd. Du kan til enhver tid ændre dine cookieindstillinger via din browser.

Kommunikation med potentielle kunder

Almen kontakt

Når du har spørgsmål til vores side, eller ønsker at høre mere om vores services, så kan du kontakte os via:

• Kontaktformular
• Email
• Telefon

Herigennem vil vi behandle dine personoplysninger, så vi kan indgå i en dialog med dig, f.eks. svare på spørgsmål om vores produkter og ydelser. Vi behandler kun den information, som du giver os i forbindelse med vores kommunikation.

Vi vil typisk behandle følgende almindelige oplysninger: navn, email, telefonnummer.

Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f.

Vi sletter vores kommunikation med dig, når det står klart om du ønsker vores ydelser eller ej.

Skulle der i et særligt tilfælde opstå et behov for at opbevare dine personoplysninger i længere tid, så vil dette kunne være tilfældet.

Henvendelse vedr. tilbudsgivning

Når du henvender dig til os via vores “Få et tilbud”-formular, behandler vi dine personoplysninger med henblik på at kunne udarbejde og fremsende et skræddersyet og uforpligtende tilbud på vores ydelser, herunder installation af varmepumpe.

I forbindelse med tilbudsgivningen behandler vi de oplysninger, som du selv afgiver i formularen. Dette kan omfatte følgende almindelige
personoplysninger:

• Navn
• Telefonnummer
• E-mailadresse
• Adresse, hvor installationen ønskes
• Postnummer
• Boligtype
• Boligens størrelse (antal m²)
• Nuværende varmekilde
• Eventuelle yderligere oplysninger, som du frivilligt vælger at give os, og som er relevante for tilbudsgivningen

Oplysningerne anvendes til at vurdere dine behov, kontakte dig ved behov for supplerende information samt til at udarbejde og fremsende et samlet
tilbud på den ønskede løsning.

Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b
(behandling nødvendig for at indgå eller forberede en aftale) samt artikel 6, stk. 1, litra f (legitim interesse i at kunne behandle henvendelser
og udarbejde tilbud).

Vi opbevarer dine oplysninger så længe det er nødvendigt for at håndtere tilbudsprocessen og den efterfølgende dialog. Såfremt tilbuddet ikke fører
til et kundeforhold, slettes oplysningerne som udgangspunkt inden for rimelig tid, når det står klart, at du ikke ønsker at gøre brug af vores ydelser.

Hvis tilbuddet fører til et samarbejde, vil relevante oplysninger blive opbevaret videre i overensstemmelse med gældende lovgivning, herunder
bogførings- og dokumentationskrav.

Skulle der i særlige tilfælde være behov for at opbevare oplysningerne i en længere periode, vil dette ske i overensstemmelse med gældende
databeskyttelsesregler.

Kunder

Når du bliver kunde hos Edelskov & Frandsen, behandler vi dine personoplysninger som led i etableringen og opfyldelsen af kundeforholdet.
Formålet er at kunne levere den aftalte ydelse korrekt, herunder installation, service, opfølgning samt eventuel efterfølgende kommunikation.

Vi behandler typisk følgende almindelige personoplysninger:

• Navn
• Adresse
• Telefonnummer
• E-mailadresse
• Oplysninger om leverede ydelser og installationer
• Oplysninger om serviceaftaler og særlige aftaler
• Fakturerings- og betalingsoplysninger

Oplysningerne kan blandt andet anvendes til:

• Planlægning og udførelse af installation og service
• Dokumentation af leverede ydelser
• Opfølgning på tidligere leverancer
• Kontakt i forbindelse med lovpligtig eller aftalt service, f.eks. årsservice
• Administration, fakturering og bogføring

Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af en kontrakt) samt artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse, f.eks. bogføringslovgivningen).

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for kundeforholdets administration, opfølgning og dokumentation.
Oplysninger, der er omfattet af bogføringsloven, opbevares i op til 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.

Oplysninger relateret til installationer og service kan opbevares i længere tid, hvis det er relevant og sagligt begrundet, f.eks. med henblik på
dokumentation, garanti, reklamation eller kontakt vedrørende serviceeftersyn.

Når der ikke længere er et sagligt eller lovmæssigt grundlag for opbevaring, slettes oplysningerne.

Bogføring

Vi skal gemme alle regnskabsbilag jf. bogføringsloven. Det betyder, at vi gemmer fakturaer og lignende bilag til brug for regnskabsføring.
Heraf kan der fremgå almindelige personoplysninger som navn, adresse, ydelsesbeskrivelse.

Vores hjemmel til at behandle personoplysninger til bogføringen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

Vi opbevarer disse oplysninger i minimum 5 år efter at indeværende regnskabsår er afsluttet.

Jobansøgninger

Vi tager glædeligt imod jobansøgninger med henblik på at vurdere om de matcher et ansættelsesbehov i vores virksomhed.

Hvis du sender din jobansøgning til os, så er vores hjemmel til at behandle dine personoplysninger databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f.

Hvis du har sendt en uopfordret ansøgning, så vil vi med det samme vurdere om din ansøgning er relevant, og herefter slette dine oplysninger igen,
hvis der ikke er et match.

Hvis du har sendt en ansøgning til et opslået job, så vil vi bortskaffe din ansøgning i det tilfælde, at du ikke ansættes, og umiddelbart efter at
den rette kandidat er fundet til jobbet.

Hvis du indgår i et rekrutteringsforløb og/eller ansættes til jobbet, så vil vi give dig særskilt information om hvordan, at vi behandler dine
personoplysninger i denne forbindelse.

Databehandlere

Få kan klare alt selv, og det samme gælder os. Vi har derfor samarbejdspartnere samt benytter os af leverandører, hvoraf nogle kan være databehandlere.

Eksterne leverandører kan eksempelvis levere systemer til at organisere vores arbejde, services, rådgivning, IT-hosting eller markedsføring.

Vi benytter blandt andet følgende databehandlere

• Simply.com – Webhosting og e-mail, herunder drift af hjemmeside, lagring af data samt håndtering af e-mailkommunikation.
• Clearhaus – Betalingsløsning og håndtering af kortbetalinger i forbindelse med køb på hjemmesiden.
• QuickPay – Betalingsgateway til gennemførsel og teknisk behandling af online betalinger.
• Polite Media – Markedsføring samt drift, vedligeholdelse og teknisk administration af hjemmeside og digitale løsninger.
• e-conomic – Regnskabssystem til håndtering af fakturering, bogføring og regnskabsdata.
• Meta (Facebook) – Annonceplatform til markedsføring, herunder målretning, visning og måling af annoncer.
• GeckoBooking – Bookingsystem til håndtering af servicetider, aftaler og tilhørende kundedata.

Det er vores ansvar at sikre, at dine personoplysninger behandles ordentligt. Derfor stiller vi høje krav til vores samarbejdspartnere, og vores partnere skal garantere, at dine personoplysninger er beskyttet.

Vi indgår derfor aftaler herom med virksomheder (databehandlere), der håndterer personoplysninger på vores vegne for at højne sikkerheden af dine personoplysninger.

Profilering og automatiserede afgørelser

Vi foretager ikke profilering eller automatiserede afgørelser.

Tredjelandeoverførsler

Vi benytter som udgangspunkt databehandlere i EU/EØS, eller som opbevarer data i EU/EØS.

I nogle tilfælde er dette ikke muligt, og her kan der benyttes databehandlere udenfor EU/EØS, hvis disse kan give dine personoplysninger en passende
beskyttelse.

De registreredes rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine
rettigheder skal du kontakte os, så vi kan hjælpe dig med dette.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi
fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende
eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod
behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført
disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på
www.datatilsynet.dk.

Tilbagetrækning af samtykke

Når vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, så har du ret til at trække dit samtykke tilbage.

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder
Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Vi vil generelt opfordre dig til at læse mere om GDPR, så du er opdateret på reglerne.